Dans quelques semaines, votre compagnie aura l'honneur de tenir un dîner. Au cours de cet événement qui se veut solennel, vous serez appelé à faire preuve de votre efficacité. De tous les salariés, c'est à vous qu'incombe la lourde responsabilité d'organiser diner événement entreprise.
Seulement voilà... Vous n'avez strictement aucune idée de la marche à suivre. À quel moment faut-il contacter les invités ? De quel type salle aurez-vous besoin ? Quels sont les éléments qui vous permettront de rendre cet événement unique ?
D'ici quelques minutes, vous aurez la réponse à toutes ces questions.
Définir les objectifs du dîner d'entreprise
Pourquoi réunissez-vous toutes ces personnes dans une même salle ? Avant de visiter les plus belles salles de la région ou de commander des serviettes de tables en papier personnalisées, encore faut-il que vous sachiez quel est la finalité de cet événement.
Organiser diner événement entreprise peut se faire à différentes occasions :
- fêter l'atteinte d'objectifs de vente ;
- célébrer les fêtes de Noël, du Nouvel An ou autres ;
- marquer la signature d'un gros contrat ;
- accueillir un collaborateur ou au contraire lui dire au revoir ;
- etc.
Au cours de la vie d'une entreprise, il y'a mille et une raisons d'être dans la liesse. Laquelle vous a motivé à réunir vos collaborateurs autour d'une table bien garnie ?
Allouer un budget à l'événement
Il est temps de parler de la douloureuse... Même si ce n'est pas le sujet le plus plaisant au monde, la question des finances doit être abordée. Dépendamment des entreprises, le budget peut avoir été fixé bien longtemps à l'avance ou être attribué après proposition par l'organisateur.
Dans les deux cas, soyez réaliste sans pour autant renoncer à toute forme de créativité. L'objectif n'est pas d'être pingre et de réaliser des économies sur chaque pôle de dépense. Cependant, il n'est pas non plus question de mener votre compagnie à la ruine en organisant des banquets dignes de Louis XVI.
Trouvez le juste milieu et surtout, une fois le budget fixé, tenez-vous-y.
Penser la cérémonie dans les moindres détails
Une fois la motivation établie et le budget fixé, très souvent, la suite des opérations coule de source. En fonction de l'objectif de votre banquet, vous serez en mesure de proposer des séances plénières, des présentations ainsi que d'autres animations professionnelles.
Assis dans un espace calme, dressez la liste des personnalités que vous désirez voir à ce dîner. Par la suite, sélectionnez une date et une tranche horaire qui sied autant à votre emploi de temps qu'à celui de vos convives. Il ne vous restera plus qu'à trouver un lieu pour abriter l'hébergement.
Même si vous êtes surchargé, prenez le temps d'aller sur place visiter les lieux. Ce faisant, vous éviterez des surprises de dernière minute. Une fois la salle choisie, il ne vous restera plus qu'à la décorer. Des roll-ups ou des bannières peuvent amplement suffire à planter le décor.
Comme vous l'avez sûrement constaté, organiser diner événement entreprise est bien plus simple qu'il n'y paraît à première vue. Qu'attendez-vous pour relever ce défi haut la main ?